UKG: cinco asesinos de la productividad en RRHH

El trabajo de Recursos Humanos (RRHH) es dinámico y multifacético.

Los profesionales de RRHH tienen que ser psicólogos, entrenadores, carismáticos y analistas de números. Necesitan una visión jurídica, habilidades de marketing y conocimientos tecnológicos. Cada vez más, se espera que los gerentes de RRHH conozcan el negocio por dentro y por fuera, que actúen como consultores y visionarios y que se aseguren de que los colaboradores estén comprometidos y tengan una experiencia positiva.

Además de todo esto, está la parte transaccional. Hay que rellenar y archivar el papeleo. Hay que seguir procesos por más obsoletos que sean. Hay que hacer un seguimiento de los documentos que faltan o que no están actualizados para cumplir con normativas.

Según Bersin by Deloitte, este departamento dedica el 41% de su tiempo a estas actividades transaccionales.   Si bien estas acciones son absolutamente necesarias, el tiempo requerido para completarlas es desproporcionado con respecto al valor que generan. Recursos Humanos está perdiendo la oportunidad de asignar su tiempo y talento a las actividades estratégicas de su área, que tienen un impacto directo en las personas y, en última instancia, en los resultados de la organización. A continuación se presentan 5 tipos de actividades que desperdician el tiempo de RRHH.

Asesino de productividad número 1

Documentos de papel

El papel es el mejor asesino de la productividad, no sólo para el equipo de RRHH, sino también para los colaboradores. El proceso de escanear, copiar, enviar por correo electrónico, archivar y recuperar documentos es una gran pérdida de tiempo. Todas las funciones de Recursos Humanos -beneficios, formación, contratación, relaciones con los empleados, talento- generan algún tipo de documento de los empleados. En todas las áreas, el expediente medio contiene unos 24 documentos diferentes y cada documento puede incluir varias hojas de papel. Con este volumen y alcance, es fácil ver cómo desaparecen innumerables horas para gestionar los expedientes en papel.

Asesino de productividad número 2

Procesos engorrosos

Cada evento del ciclo de vida de un colaborador, como ascensos o cambios de estado de vida, da lugar a algún tipo de proceso que comprende una serie de interacciones, formularios, sistemas, aprobaciones, partes interesadas, etc. Los procesos son necesarios en la mayoría de los casos ya que ayudan a mantener el orden y la coherencia. El problema surge cuando no se evalúan regularmente y acaban siendo procesos burocráticos.

A medida que el negocio cambia, los procesos pueden volverse innecesarios o duplicados, o generar cuellos de botella. Los procesos engorrosos y complicados crean trabajo extra y confusión para todos. Los empleados se distraen de sus tareas cotidianas y RRHH pierde tiempo de contacto con los colaboradores.

Asesino de productividad número 3

Solicitudes de rutina

Una gran pérdida de tiempo para la primera línea de RRHH es responder a las peticiones rutinarias de los empleados, aquellas que se preguntan habitualmente y que no varían mucho en función de cada caso. Por ejemplo, «¿Cuántos días de vacaciones tengo?» o «¿Cuál es la política de bajas por enfermedad?» podrían resolverse de forma más eficiente al ofrecer la posibilidad de autoservicio.   

Puede que se pregunte: «¿Pero no es el objetivo de RRHH ser accesible y proporcionar un toque humano?». No se trata de eliminar las interacciones de alto contacto, sino de preservar los recursos que las respaldan para cuando son más necesarias, como cuando un empleado es relocalizado o se va por maternidad.

Asesino de productividad número 4

Gestión por casos

Aunque los empleados puedan acceder a la información de Recursos Humanos por su cuenta, siempre habrá casos que requieran la participación de algún gerente del área. Estos casos consumen naturalmente mucho tiempo del área porque son más complejos, y la forma en que se gestionan estos casos en el backend también influye en el tiempo que consumen.   

Las listas de distribución de correo electrónico, los formularios manuales o los horarios de atención al público son en gran medida ineficaces porque dificultan el seguimiento del historial y el estado de un caso, la colaboración con otros miembros del equipo en la resolución o la comprensión del volumen y los tipos de solicitudes. También se pierde tiempo cuando los casos se dirigen a la persona de RRHH equivocada, lo que ocurre a menudo con las tácticas manuales mencionadas anteriormente.

Asesino de productividad número 5

Sobresaturación de datos

Los datos son sin duda una parte fundamental de la estrategia de RRHH. El proceso de mejora continua se basa en datos que responden a estas preguntas «¿Dónde estamos ahora?» y «¿Dónde queremos estar?». La información que se genera es necesaria para conseguir la aceptación de nuevos programas o tecnologías por el área directiva.   Los datos sólo se convierten en una pérdida de tiempo cuando no están optimizados para que RRHH trabaje con ellos. Es demasiado fácil perder horas de trabajo en una madriguera de información. Los datos deberían facilitar al área la obtención de información sobre las necesidades de los empleados, ver dónde se pueden hacer mejoras y hacer un seguimiento del rendimiento de RRHH a lo largo del tiempo.

Más tiempo para las actividades estratégicas de RRHH, más tiempo para las personas.

Con menos tiempo dedicado a las tareas administrativas, RRHH puede dedicar más tiempo en el día para las interacciones significativas con los colaboradores, la contribución y participación entre las funciones, el aprovechamiento de los datos y las ideas, la implementación de nuevos programas, y el impacto en la experiencia laboral. Estas actividades estratégicas de RRHH ayudan a crear una plantilla feliz, eficaz, productiva y comprometida. En otras palabras, menos tiempo dedicado al papel y a los procesos se traduce en más tiempo dedicado a las personas.

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Fuente:  Marketing & Communications UKG Latinoamerica